Comment faire la régularisation annuelle de charges ?

• Si votre bail prévoit une provision sur charges

Au moment de la conclusion du bail, vous avez estimé le montant des charges dues par votre locataire (charges récupérables) sur la base du budget estimatif fourni par votre syndic de copropriété.
A la fin de l’exercice comptable, lorsque les dépenses réelles sont connues, il convient de comparer les sommes réglées par le locataire à celles qu’il doit effectivement.
C’est ce que l’on appelle la régularisation de charges et c’est l’objet de cet article.

• Si votre bail prévoit un forfait de charges

La facturation des charges s’effectue de manière forfaitaire. Elle ne donne lieu à aucune régularisation.
 Tous les ans, le montant du forfait de charges est indexé, de la même manière que le loyer.
>>> Comment indexer le loyer ?



>>> Retrouvez davantage d’informations sur les différences entre ces deux modes de facturation des charges dans l’article dédié à la détermination du montant des charges.

Procurez vous le relevé des dépenses de l’année

Il s’agit d’un document de plusieurs pages listant de manière exhaustive l’ensemble des dépenses relatives à l’immeuble sur l’année. 


Où le trouver ?

Il est en général joint à la convocation à l’assemblée générale visant à approuver les comptes de l’année. Jetez un oeil au procès verbal afin de vous assurer qu’il n’a pas été modifié pendant l’assemblée générale (il peut arriver que l’assemblée rejette une facture par exemple).


Vérifiez les montants de charges récupérables fournis par votre syndic

La partie la plus fastidieuse commence. 
Vérifiez pour chacune des dépenses que les éléments indiqués comme charges récupérables ou charges locatives le sont bel et bien et qu’aucune n’a été omise.
Il y a en effet très souvent des erreurs dans les relevés de dépenses fournis par les syndics.

>>> Charges de copropriété : qui paie quoi ?

Si vous avez noté des erreurs, recalculez les montants récupérables pour chacune des clefs de répartition (charges communes générales, charges ascenseur, charges bâtiment A, …)

Qu’est-ce qu’une clef de répartition ?

Où les trouver ?

Vous n’avez pas besoin de davantage de détail pour effectuer votre régularisation mais si vous êtes curieux, les clefs de répartition sont décrites en détail dans le règlement de copropriété.
Celui-ci vous a été remis lors de votre achat immobilier. La plupart des syndics le rendent désormais consultable en ligne. A défaut, vous pouvez demander à votre syndic de vous en adresser une copie (cette prestation peut être payante).

Exemple 1

Dans cet exemple, les frais relatifs à la maintenance des extincteurs ont été indûment comptés comme refacturables par le syndic.

Le montant refacturable aux locataires de cet immeuble n’est donc pas de 6016 € mais de 5006 €.

Recalculez votre quote-part sur la base des tantièmes associés à vos lots de copropriété pour chacune des clefs de répartition

Qu’est-ce qu’un tantième ?

Où les trouver ?

Les tantièmes associés à vos lots sont précisés sur les appels de charges que vous recevez.
Vous les trouverez également détaillés dans le règlement de copropriété.


Reprenons notre exemple 1
Le lot 62 représente 42 des 10 000 tantièmes des charges communes générales.
Sur la base du calcul fourni par le syndic, le montant récupérable était de 6010 / 10 000 * 42 = 25,27 €.
Sur la base du montant corrigé, le montant récupérable est de 5006 / 10 000 * 42 = 21,03 €.


Comparez le montant effectivement dû par votre locataire au montant qu’il a réglé au cours de l’année

La différence constitue le solde à lui rembourser ou dont il doit s’acquitter.
Si elle est importante, il peut être pertinent de modifier la provision sur charges afin d’éviter un écart aussi important lors de la prochaine régularisation.

Exemple 2

Dans cet exemple, le locataire s’est acquitté de 600 € au titre des provisions sur charges au cours de l’année. Or, la somme qui lui est imputable s’élève à 540 €. Il présente donc un solde créditeur de 60 €.
En conséquence, la provision sur charges est revue à 45 € / mois.

En cas d’oubli, il vous est possible de procéder à la régularisation dans un délai de 3 ans. Par exemple, les charges de l’exercice 2019 peuvent être régularisées jusqu’en 2022.
 Au-delà, il ne vous sera plus possible de réclamer les sommes éventuellement dues par votre locataire.
Par ailleurs, procéder à la régularisation simultanée de plusieurs exercices pourrait conduire à une addition salée surtout si la provision de charges a été mal estimée. Cela pourrait placer votre locataire en situation d’impayé.

Le courrier de régularisation de charges doit comporter :
- Le décompte des charges locatives par nature (charges communes générale, charges de chauffage, …)
- Le mode de répartition des charges si votre bien est en copropriétaire (tantièmes associés aux lots de copropriété)
- Si vous choisissez de réajuster le montant de la provision sur charges précisez le nouveau montant et la date à partir de laquelle il sera appliqué
- Vous n’êtes pas tenus d’adresser copie des justificatifs mais vous devez les tenir à disposition du locataire pendant un délai de 6 mois

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères est due par toute personne physique ou morale qui réside dans un bien immobilier au 1er janvier de l’année.

>>> Taxe foncière, taxe d'habitation, taxe d'enlèvement des ordures ménagères : qui paie quoi ?

Où la trouver ?

Elle figure sur la deuxième page de votre avis de taxe foncière.

Vous pouvez profiter de la régularisation des charges pour procéder à cette facturation.

Vous pouvez également étaler son paiement sur l’année en facturant à votre locataire une provision sur la taxe d'enlèvement des ordures ménagères . Dans ce cas, il s’agira, de la même manière que pour les charges de copropriété de régulariser le montant réglé par rapport au montant réellement dû.

Le locataire n’est tenu de régler que les charges relatives aux périodes pendant lesquelles il a occupé votre bien.
Si un locataire n’est arrivé qu’en cours d’année, on applique un prorata temporis.

Reprenons les chiffres de l'exemple 2 dans lequel la part de charges récupérables sur l'année était de 60 €.
Si le locataire est arrivé le 01/02, il n’a pas occupé le logement que (365 - 31) = 334 jours sur 365.
Sa quote-part est donc de : 60 € * 334 / 365 = 55,82 €.

Les comptes étant approuvée plusieurs mois après la fin de l’exercice comptable, il n’est pas possible de calculer le montant exactement dû par votre locataire lors de son départ. La loi vous autorise à conserver une retenue d’un montant de 20 % son dépôt de garantie dans l’attente de cette régularisation.
>>> Comment solder le compte de mon locataire ?