Charges de copropriété : qui paie quoi ?

 

De quoi traite cet article ?

   

La location donne lieu au paiement d’un loyer et de charges. Les charges correspondent aux frais d’entretien de l’immeuble ou de la maison où se situe le logement.
La loi et la jurisprudence définissent strictement les charges relevant du propriétaire et celles pouvant être refacturées au locataire. On parle de charges locatives ou de charges récupérables.

Quelles sont les charges que vous pouvez refacturer à votre locataire ?

Quelles sont les charges qui demeurent à votre charge ?

Pourquoi est-il souvent nécessaire de retraiter le relevé fourni par le syndic de copropriété ?

A lire aussi :

    >>> Comment déterminer le montant des charges locatives lors de la conclusion du bail ?
>>> Comment procéder à la régularisation de charges ?


QUE DIT LA LOI ?

Quelles sont les charges imputables au locataire ?

Un décret de 1987 définit de manière limitative les charges que le propriétaire peut refacturer à son locataire. Seules les charges qui y figurent peuvent donc être récupérées auprès du locataire.

3 catégories de charges sont à la charge du locataire :
  • Les services liés au logement et à l’usage de l’immeuble (gardiennage, consommations d’eau, d’énergie…)
  • L’entretien courant et les petites réparations dans les parties communes de l’immeuble (nettoyage, entretien des espaces verts…)
  • Les taxes locatives (enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, …)

2 catégories demeurent à la charge du propriétaire :
  • Les dépenses relatives à la sécurité (extincteurs, blocs de secours, télésurveillance, alarme des ascenseurs, diagnostics, …) ou à une mise aux normes
  • L’installation d’équipements ou les grosses réparations

 

CONCRETEMENT COMMENT CA SE PASSE ?

Le détail des dépenses imputables au locataire est consultable dans le décret.

Pour plus de facilité, nous avons regroupé certains éléments par thèmes et mis en évidence les différences de traitement entre les éléments appartenant à une même catégorie.
Pour les plus pressés d'entre vous, nous avons mis en évidence les lignes dont l’imputation est le plus souvent erronée dans les relevés de dépenses des syndics.

CHARGES COMMUNES GENERALES

Entretien des parties communes

% récupérable

Fournitures

 

Fournitures (balais, produits d’entretien, sel, insecticide, ampoules, …)

100 % récupérable

Achat de matériel (aspirateur, …)

0 % récupérable

Désinfection

10 % récupérable

Désinsectisation

40 % récupérable

Dératisation

0 % récupérable

Déchets

  

Location de poubelles auprès d’une collectivité locale, achat ou remplacement de containers

 0 % récupérable

Stockage et enlèvement des encombrants

 0 % récupérable

Taxe d’enlèvement des ordures ménagères

 100 % récupérable

Frais de gestion de la fiscalité locale relatifs à la taxe d’enlèvement des ordures

 0 % récupérable

Entretien

  

Ramonage et entretien des conduits de ventilation (y compris la ventilation mécanique), entretien et de vidange des fosses d’aisance (fosses septiques comprises) et des appareils de conditionnement des ordures

 100 % récupérable

Nettoyage des graffitis sur façade

 0 % récupérable

Débouchage des vide-ordures et des égouts

 0 % récupérable

Sécurité

  

Diagnostics amiante, plomb, radon, …

 0 % récupérable

Décontamination (amiante, plomb, termites, …)

 0 % récupérable

Bloc de secours, extincteurs, détecteur de fumée, …

 0 % récupérable

Espaces verts

% récupérable

Entretien courant des allées, aires de stationnement, espaces verts, terrains de jeux, bassins (coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage)

100 % récupérable

Frais d’élagage

0 % récupérable

Achat des produits de jardinage (engrais, graines, fleurs, plantes de remplacement)

100 % récupérable

Achat de plantes pour la constitution ou la réfection des massifs, plates-bandes ou haies ou de matériel (tondeuse, …)

0 % récupérable

 

Personnel

% récupérable

Type de personnel

 

Si une entreprise extérieure assure l’entretien OU la sortie des poubelles

100 % + 10 % du montant pour dépenses d’encadrement récupérables

Si un gardien assure l’entretien OU la sortie des poubelles

40 % récupérable

Si un gardien assure l’entretien ET la sortie des poubelles

75 % récupérable

Nature de la dépense

 

Salaire + charges sociales et fiscales

100 % récupérable

Frais de remplacement de l’employé ou du gardien

100 % récupérable

Salaire en nature (logement, consommation téléphonique de la loge, …), indemnités, primes de départ en retraite ou de licenciement, frais de formation, cotisations à une mutuelle ou à la médecine du travail

0 % récupérable
CHARGES COMMUNES GENERALES OU CHARGES BATIMENT, ESCALIER, ...

Accès au bâtiment

% récupérable

Entretien et menues réparations des interphones et dispositifs d’ouverture, changement du code

100 % récupérable

Remplacement des interphones et dispositifs d’ouverture

0 % récupérable

Émetteur ou bip

0 % (refacturé au demandeur)

Ascenseur

% récupérable

Locataires habitant au rez-de-chaussée

0 % récupérable
sauf s’ils utilisent l’ascenseur pour se rendre à la cave ou au parking

Electricité

100 % récupérable

Contrat d’entretien minimal de l’ascenseur (vérifications réglementaires, réparations et remplacements des petites pièces présentant des signes d’usure, interventions pour dégager les usagers bloqués, dépannages de l’appareil)

100 % récupérable

Contrat d’entretien étendu de l’ascenseur (inclus des grosses réparations)

73 % récupérable

Réparations visant à supprimer ou atténuer les défauts présentant un danger pour la sécurité des personnes

0 % récupérable

Ligne téléphonique, télé alarme, télésurveillance

0 % récupérable

Remise aux normes

0 % récupérable

Consommables : Eau et chauffage

% récupérable

Electricité, eau chaude, eau froide, chauffage

100 % récupérable

Energie (fioul, gaz, …)

100 % des quantités consommées récupérables

Entretien et nettoyage de la cuve (fioul ou gaz)

0 % récupérable

Frais d’entretien courant et menues réparations des équipements de production d’eau chaude ou de chauffage

100 % récupérable

Frais de location d’entretien et de relevé de compteur

100 % récupérable

Installation de compteurs

0 % récupérable

 

CAS PRATIQUES
Ce détail est fourni par le syndic de copropriété mais …

Les syndics de copropriété précisent sur le relevé annuel des dépenses de l’immeuble la part dite récupérable auprès des locataires. D'après notre expérience, cette répartition est souvent inexacte. Des dépenses non récupérables sont régulièrement comptabilisées parmi les charges récupérables et inversement des dépenses que la loi permet de refacturer aux locataires en sont exclues.

Ces inexactitudes peuvent s'expliquer par plusieurs raisons.
Les comptables travaillent souvent exclusivement pour les copropriétés et ne sont pas nécessairement au fait des règles applicables à la gestion locative. Par ailleurs, les factures ne fournissent pas toujours suffisamment de précisions pour déterminer la nature récupérable ou non de la réparation. Le critère est que la dépense est récupérable si la réparation coûte moins cher que le remplacement de l’équipement. Toutefois, peu de factures sont fournies avec des devis de remplacement.

Les relevés des syndics sont donc fournis à titre informatif. Un locataire pointilleux pourrait donc, à juste titre, contester une partie des charges qui lui sont imputées.

 

... Il est souvent nécessaire de refaire les calculs

Alors comment faire ?

Procurez vous le relevé des dépenses de l’année

Il s’agit d’un document de plusieurs pages listant de manière exhaustive l’ensemble des dépenses relatives à l’immeuble sur l’année. 


Où le trouver ?

Il est en général joint à la convocation à l’assemblée générale visant à approuver les comptes de l’année. Jetez un oeil au procès verbal afin de vous assurer qu’il n’a pas été modifié pendant l’assemblée générale (il peut arriver que l’assemblée rejette une facture par exemple).


Vérifiez les montants de charges récupérables fournis par votre syndic

Il s'agit de la partie la plus fastidieuse. 
Vérifiez pour chacune des dépenses que les éléments indiqués comme charges récupérables ou charges locatives le sont bel et bien et qu’aucune n’a été omise.
 Il y a en effet très souvent des erreurs dans les relevés de dépenses fournis par les syndics.

>>> Charges de copropriété : qui paie quoi ?

Si vous avez noté des erreurs, recalculez les montants récupérables pour chacune des clefs de répartition (charges communes générales, charges ascenseur, charges bâtiment A, …)


Qu’est-ce qu’une clef de répartition ?

Les clefs de répartition correspondent à des catégories de charges et permettent de répartir les dépenses entre les copropriétaires concernés.

Exemples :
Charges communes générales : dépenses relatives à tout l’immeuble (gardien, électricité du hall d’entrée, …). Elles sont réparties entre tous les copropriétaires.
Charges du bâtiment A : dépenses relatives au seul bâtiment A (ascenseur A, …). Elles sont réparties entre les seuls copropriétaires du bâtiment A.
Charges du bâtiment B : dépenses relatives au seul bâtiment B (ascenseur B, …). Elles sont réparties entre les seuls copropriétaires du bâtiment B.
Charges parking : dépenses relatives aux parking (porte d’accès, éclairage, …). Elles sont réparties entre les seuls copropriétaires de parkings.
Charges chauffage : dépenses relatives au chauffage. Elles sont réparties entre les seuls copropriétaires des lots chauffés (exclusion des caves et parkings).
Où les trouver ?

Vous n’avez pas besoin de davantage de détail pour effectuer votre calculer le montant des charges récupérables mais si vous êtes curieux, les clefs de répartition sont décrites en détail dans le règlement de copropriété.
Celui-ci vous a été remis lors de votre achat immobilier. La plupart des syndics le rendent désormais consultable en ligne. A défaut, vous pouvez demander à votre syndic de vous en adresser une copie (cette prestation peut être payante).

Exemple 1

 

Montant total 


fourni par le syndic

Montant récupérable 


fourni par le syndic

Montant récupérable

corrigé

Frais syndic

2256

0

0

Encombrantrs

4135

4135

4135

Maintenance extincteur

1010

1010

0

Electricité hall

871

871

871

Total charges communes générales

8272

6016

5006

Dans cet exemple, les frais relatifs à la maintenance des extincteurs ont été indûment comptés comme refacturables par le syndic.

Le montant refacturable aux locataires de cet immeuble n’est donc pas de 6016 € mais de 5006 €.


Recalculez votre quote-part sur la base des tantièmes associés à vos lots de copropriété pour chacune des clefs de répartition


Qu’est-ce qu’un tantième ?

Afin de répartir les dépenses de l’immeuble entre tous les copropriétaires, chaque lot de copropriété (appartement, garage, cave, …) se voit allouer un nombre de tantièmes. Il s’agit d’une méthode de répartition, comme pourrait l’être un pourcentage.


Exemple 1
Lot 62 - appartement
Charges communes générales : 42 tantièmes sur 10 000 ou 42 / 10 000 èmes
Charges chauffage : 65 tantièmes sur 10 000
Charges bâtiment A : 100 tantièmes sur 1 000
Où les trouver ?
Les tantièmes associés à vos lots sont précisés sur les appels de charges que vous recevez.
Vous les trouverez également détaillés dans le règlement de copropriété.


Reprenons notre exemple 1
Le lot 62 représente 42 des 10 000 tantièmes des charges communes générales.
Sur la base du calcul fourni par le syndic, le montant récupérable était de 6010 / 10 000 * 42 = 25,27 €.
Sur la base du montant corrigé, le montant récupérable est de 5006 / 10 000 * 42 = 21,03 €.


 

 

Comment fixer le montant des charges ?

 

De quoi traite cet article ?

   

La location donne lieu au paiement d’un loyer et de charges.
Les charges correspondent aux frais d’entretien de l’immeuble ou de la maison où se situe le logement.

Comment sont facturées les charges de copropriété ?

Comment estimer le montant des charges locatives lors de la conclusion du bail ?

Faut-il choisir un forfait de charges ou une provision sur charges ?

Pourquoi avez-vous intérêt à fixer un montant de charges au plus près des dépenses réellement imputables au locataire ?

A lire aussi  :

   

La loi et la jurisprudence définissent strictement les charges pouvant être imputées au locataire (charges locatives ou récupérables) et celles relevant du propriétaire. >>> Charges de copropriété : qui paie quoi ?

 

Avec L'accompagmenent de Cosimmo, vous n'avez plus à vous soucier de cela.
Après analyse des relevés de dépense de l’immeuble, nous déterminons le montant exact des charges à facturer à votre locataire.
Nous préparons ensuite la régularisation ou l’indexation annuelle (si vous avez opté pour des charges au forfait). Vous n'avez qu'à faire suivre le courrier à votre locataire.

 

CONCRETEMENT COMMENT ÇA SE PASSE ?

Comment sont facturées les charges au niveau de l’immeuble ?

Il est impossible de connaître à l’avance les dépenses qui seront effectuées dans l’immeuble. Quelle sera la consommation d’eau ? Quelles réparations seront nécessaires ? Personne ne peut le déterminer avec exactitude. Afin de permettre le financement des dépenses au cours de l’année, les copropriétés fonctionnent sur le principe d’un budget voté un an à l’avance.

Une fois l’année terminée et les comptes approuvés lors de l’assemblée générale, le syndic procède à la régularisation des charges. Il compare le budget voté au budget réalisé. Si le budget voté est supérieur au budget réalisé, il rembourse les copropriétaires du trop-perçu. Si à l’inverse, le budget réalisé excède le budget voté, il procède à un appel de charges complémentaire.

 

QUE DIT LA LOI ?
Quelles sont les méthodes de refacturation des charges entre le propriétaire et le locataire ?

Parmi les charges de l’immeuble, certaines incombent au propriétaire, d’autres au locataire.
On parle de charge locatives ou de charges récupérables. >>> Charges de copropriété : qui paie quoi ?
Ne connaissant pas le montant des dépenses de l’immeuble à l’avance, le propriétaire ne peut pas établir la part des dépenses incombant au locataire.

Vous pouvez refacturer les charges au locataire de deux manières :
  • La facturation au réel : une provision sur charges et une régularisation

    Le propriétaire facture au locataire une provision sur charges. Une fois les dépenses de l’immeuble - et donc de la part incombant au locataire - connues, le propriétaire procède à une régularisation de charges.
    Il reproduit dans ce cas exactement le système du syndic.
    >>> Comment procéder à la régularisation de charges ?
  • Le forfait de charges :
    Le propriétaire facture au locataire un forfait définitif qui ne fait l’objet d’aucune régularisation.

    Cette méthode présente l’avantage d’être nettement plus simple. Le forfait de charges est simplement indexé annuellement, comme le loyer.
    >>> Comment indexer le loyer ?
    En revanche, cette méthode rend encore plus importante la nécessité de bien fixer le montant du forfait des charges facturé au locataire. En effet, même si les dépenses légalement à la charge du locataire sont supérieures au montant estimé dans le forfait, le propriétaire ne pourra pas exiger de paiement complémentaire. Ce choix peut donc comporter certains risques comme dans le cas d’une consommation importante d’eau par exemple.
 
Selon le type de bail conclu, vous n'aurez peut être pas le choix du mode de facturation des charges.

Facturation au réel obligatoire

Choix entre une facturation au réel ou au forfait

Facturation au forfait obligatoire

Bail de location d’un logement vide

Bail de location d’un logement meublé

Bail mobilité
 

Bail de collocation

  

 

Bail de location d’un parking

  


Comment déterminer le montant des charges à refacturer au locataire ?


Au réel comme au forfait, le propriétaire détermine la provision sur charges en se basant sur les dépenses de l’année précédente.
Montant de charges mensuel à facturer au locataire : Charges imputables au locataire de l'année précédente / 12.

Montant à inclure obligatoirement Où le trouver ?
Montant des charges récupérables
de l’année précédente		 Relevé général des dépenses délivré par le syndic, éventuellement retraité
>>> Charges de copropriété : qui paie quoi ?
Montant qu’il est pertinent d’inclure Où le trouver ?
Taxe d’enlèvement des ordures ménagères Avis de taxe foncière
Abonnements eau, électricité, …
si le locataire ne les a pas mis à son nom		 Factures de l’année précédente

A noter : Certains propriétaires pourraient être tentés de fixer délibérément un forfait de charges supérieur aux charges réellement imputables au locataire. La loi a prévu cette éventualité et précise que le montant du forfait de charges doit être fixé raisonnablement. « Ce montant ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté. »

 

CAS PRATIQUES

Pourquoi ai-je intérêt à fixer un montant de charges au plus près des dépenses réellement imputables au locataire ?

Dans le cas d'une facturation au forfait, l’intérêt premier est d’imputer toutes les charges locatives au locataire. Comme nous vous l’expliquons en début d’article, même si les dépenses légalement à la charge du locataire sont supérieures au montant estimé dans le forfait, le propriétaire ne pourra pas exiger de paiement complémentaire.

Dans le cas d'une facturation au réel des charges (facturation d’une provision sur charges puis régularisation annuelle), la fixation d’un montant de charges proche du montant réel présente également d’autres avantages.

  • Premièrement, elle évite une régularisation trop salée, souvent source de conflit voire d’impayé avec le locataire.
    Le locataire peut en effet rencontrer des difficultés à s’acquitter de cette régularisation si plusieurs centaines d’euros lui sont demandées. Cela est d’autant plus vrai si les régularisations n’ont pas été effectuées depuis plusieurs années. Le propriétaire est dans ce cas tenu de proposer un étalement du paiement sur un an.

  • Deuxièmement, en cas de départ du locataire, cela permet de réduire au minimum le montant qu’il ne sera potentiellement pas possible de récupérer auprès du locataire.
    Lors du départ du locataire, le montant des charges locatives n’est pas connu. La loi autorise le propriétaire à conserver 20 % du montant du dépôt de garantie en vue de cette régularisation. Malgré cette précaution, le montant du dépôt de garantie peut s’avérer insuffisant, notamment si le locataire occupe les lieux depuis longtemps. Par ailleurs, il vise à compenser les éventuels dommages du logement. Enfin, il n’est malheureusement pas rare que le locataire ne règle pas le dernier mois de loyer, considérant que le dépôt de garantie peut être conservé par les propriétaire à cette fin.
    >>> Comment clôturer le solde du locataire ?